No lo entiendo

Últimamente tuvimos una serie de problemas de coordinación del trabajo con unos clientes. Ellos no entendían que nos comunicásemos preferentemente por correo electrónico, ya que el teléfono les parecía una vía más rápida y efectiva de tratar los problemas.

Nosotros ya teníamos claro que para nuestra forma de trabajar es mucho mejor comunicarse de manera habitual por correo que por teléfono, pero este hecho nos ha obligado a reflexionar y concretar cuáles son las ventajas que encontramos al utilizar el correo:

• La primera y más evidente es que es un medio escrito, por lo que la precisión de la información es más fácil de conseguir. Este hecho es fundamental en el trato con el cliente para evitar posibles malentendidos.
• Otra ventaja del correo es su carácter permanente, totalmente opuesto a la inmediatez del teléfono. De este modo, tanto nosotros como los clientes sabemos lo que hemos tratado y pactado en todo momento.
• Y la más importante para nosotros, la ayuda que el correo proporciona para la organización de proyectos. Utilizando el correo de manera inteligente, con reglas de cadena que nos clasifique los mensajes según los emisores o los asuntos, podemos tener a lo largo del tiempo una historia de cada uno de los proyectos.

Todas estas ventajas hacen que nosotros creamos rentable utilizar el correo como herramienta de comunicación preferente. Evidentemente, para comunicar un mensaje es más rápido el medio oral, pero si sumamos al proceso comunicativo la tarea de almacenar correctamente la información (tanto para el emisor como para el receptor) esa ventaja desaparece completamente.

Eso sí, habrá que contentar a los clientes menos habituados a este medio y darles una llamadita de vez en cuando.